Zapewne wielu z nas zadaje sobie pytanie „jak dobrze zorganizować swój czas pracy?”. Zaległe raporty, setki maili do przeczytania, nowe tematy, na które brakuje Ci czasu… Być może znasz to? Jeśli tak, to wiesz, że błędne koło się zamyka. Ale co zrobić, żeby zatrzymać to perpetuum mobile?
Prezentujemy kilka propozycji jak skutecznie zarządzać swoim czasem w życiu zawodowym.
Wysypiaj się
Brzmi banalnie? Jednak wcale takie nie jest. Nie od dziś wiadomo, że krótki sen może przekładać się bezpośrednio na spadek energii, a tym samym na poziom koncentracji i sprawność w wykonywaniu obowiązków służbowych. Badania wskazują, iż minimalny czas dobowego odpoczynku to 6 godzin. W rzeczywistości waha się w zależności od predyspozycji osobowych. Najczęściej potrzebujemy 8-10 godzin na dobę.
Przychodź na czas, a nawet bądź obecny przed czasem
Pomyśl jak wpływa na twoją pracę sam fakt jeśli za każdym razem przychodzisz spóźniony?
Oczywiście, nie poruszamy tutaj kwestii szacunku dla kontrahentów czy współpracowników, Zastanów się, o ile więcej czasu w skali miesiąca mógłbyś spożytkować produktywnie i co dzięki temu mógłbyś osiągnąć gdybyś był zawsze punktualny?
Zaplanuj wcześniej harmonogram dnia i trzymaj się założeń
Każdego dnia dochodzą nowe zadania, które będziesz musiał wykonać – czy to umówić się na spotkanie, wysłać maila, czy może przygotować raport ze sprzedaży? Warto planować zadania na bieżąco. Pozwala to jednocześnie weryfikować swoją dostępność w danym dniu. Korzystaj z narzędzi, które Ci w tym pomogą – niezależnie czy będzie to kalendarz w wersji papierowej, elektronicznej czy wygodny system CRM do zarządzania działaniami. Pomyśl, jak wpłynąłby fakt na twój wizerunek oraz twojej firmy, gdybyś zapomniał przyjechać na umówione spotkanie z klientem?
Ustalaj priorytety
Zgodnie z definicją priorytet może być tylko jeden. Zazwyczaj używamy tego słowa w odniesieniu do spraw ważnych i/lub pilnych. Zarówno w życiu prywatnym i zawodowym, codziennie podejmujemy wybory. Niemożliwe jest robienie kilku rzeczy na raz, dlatego ustalenie priorytetów to klucz sukcesu. Dzieląc sprawy wg dwóch wspomnianych uprzednio kryteriów – pilności i ważności – możemy otrzymać 4 podstawowe grupy: ważne pilne, mniej ważne pilne, ważne niepilne, mniej ważne niepilne. W pierwszej kolejności zawsze wykonujemy najbardziej ważne i zarazem najpilniejsze obowiązki. Kolejnym krokiem powinno być zajęcie się pozostałymi pilnymi tematami. Następnie zatroszczenie się o tematy co prawda niepilne w danym momencie, ale ważne, ponieważ w przeciwnym razie nagle przeskoczą do kategorii „ważne pilne”, a wtedy już pozostanie tylko „gaszenie pożarów”. Na koniec pracy, jeśli udało Ci się uporać z wszystkimi ważnymi i pilnymi tematami, można pomyśleć o skupieniu się na rzeczach zarazem mniej ważnych i niepilnych.
Nie odkładaj na później żadnych spraw
Pamiętaj, absolutnie nigdy nie odkładaj na później żadnych obowiązków. Jedyny wyjątek, jaki możesz uczynić od reguły powinien wynikać z analizy swojego planu dnia i ustalenia priorytetów. Prokrastynacja prowadzi do kumulacji problemów i spraw do rozwiązania, a to prosta droga do frustracji i niezadowolenia z pracy.
Wyznacz stałą godzinę na przerwę na lunch oraz rozmowy ze współpracownikami
Czy zdarza się, że zbyt wiele czasu tracisz na „przegadywanie” go ze współpracownikami? Nikt nie jest robotem i oczywiście nie należy zakładać, że można pracować w kompletnej ciszy. Jednocześnie warto ustalić konkretną porę, kiedy można „wrzucić na luz” i porozmawiać przez chwilę na inny temat niż praca? To samo dotyczy spożywania posiłków. Jeśli wejdzie w nawyk stała pora na przerwę, łatwiej jest koncentrować się na wykonywanych zadaniach. Z jednej strony pamiętamy, że teraz jest pora na skupienie się i pracę. Z drugiej świadomość, że za pół godziny będzie obiecana przerwa również działa bardzo motywująco.
Rób 5 minutowe przerwy co godzinę
Pracując stale przy monitorze, może zdarzyć się, że wystąpią dolegliwości związane ze wzrokiem lub bóle głowy. Taka sytuacja jednocześnie zmniejsza skuteczność – aby temu zapobiec warto wykonywać krótkie przerwy. Można wstać, rozprostować nogi itp. Nie chodzi w tym punkcie o przerwę od obowiązków służbowych. Sednem jest oderwanie wzroku od monitora. Jeśli wykonujemy telefony, możemy planować je tak aby wykonywać co określony czas, np. na koniec każdej godziny. W ten sposób oderwiemy wzrok od monitora. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby zrobić sobie przerwę. Wykonaj kilka głębokich wdechów i wydechów, rozejrzyj się wkoło lub zaparz sobie małe espresso.
Mamy nadzieję, że powyższe rady pokazały odmienny punkt widzenia lub przypomniały to o czym łatwo zapomnieć. Jeżeli też uważasz, że bardzo istotnym elementem organizacji czasu jest planowanie obowiązków, zapraszamy do zapoznania się z naszym nowoczesnym i wygodnym planerem zadań CRM Vision.
