Krok 3: Wysyłanie faktur z CRM do KSeF

INTEGRACJA Z KSEF
1. Wygenerowanie i pobranie certyfikatu KSeF
2. Uruchomienie KSeF w CRM Vision
▶ 3. Wysyłanie faktur z CRM do KSeF ◀
4. Pobieranie faktur kosztowych z KSeF do CRM

1. Zaloguj się do swojego systemu CRM Vision

• Uwaga ❗ Na etapie testowania (KSeF DEMO – tryb przedprodukcyjny) – zalecamy użycie osobnej aplikacji do testów KSeF, aby oddzielić faktury rzeczywiste od testowych.
• 💡 Aby uruchomić dodatkową aplikację CRM Vision do testów KSeF ▶ napisz do nas

2. Wystawienie e-faktury KSeF w systemie CRM Vision

• Najpierw utwórz i wystaw fakturę w CRM – tak jak dotychczas.
  💡 Aby zobaczyć podgląd PDF przed wystawieniem faktury ▶ wygeneruj najpierw fakturę „pro-forma”.

• Uwaga ❗ Na etapie testowania (KSeF DEMO – tryb przedprodukcyjny) – pamiętaj aby użyć fikcyjnych danych na fakturze.
  
  Uwaga: Po wystawieniu faktury w CRM, nie utworzy się jeszcze wydruk PDF, dopiero po wysłaniu faktury do KSeF.

• Użyj przycisku Wyślij do KSeF.
  

3. Sprawdzanie statusu faktur, które nie zostały natychmiast przetworzone przez KSeF

• Jeśli system KSeF przyjmie fakturę, ale nie przetworzy jej natychmiast, status faktury będzie widoczny jako oczekujący.
• Użyj przycisku Sprawdź status aby pobrać z KSeF aktualny status faktury.
  

• Filtrowanie statusu z poziomu listy faktur:
  

4. Po wysłaniu i wystawieniu faktury przez system KSeF

• Status KSeF zostanie oznaczony jako wystawiony
  

• Zostanie wpisany do CRM numer KSeF nadany przez system e-Faktur.
  
  💡 Wyszukiwanie wg numer KSeF jest możliwe w filtrach bocznych listy:
  

• Utworzony zostanie w CRM wydruk PDF (jak dotychczas) – zawierać będzie dodatkowo kod QR systemu KSeF
  
  💡 Plik PDF z fakturą można wysłać kontrahentowi, tak jak dotychczas. Jednak przy KSeF nie jest to wymagane, ponieważ wystawienie faktury w KSeF (status zaakceptowana) jest równoznaczne z dostarczeniem jej kontrahentowi.

• Dla wystawionej faktury można pobrać potwierdzenie odbioru tzw. UPO – potwierdza że faktura wpłynęła do KSeF. Zostanie zapisane w sekcji Pliki – w dolnej części ekranu



• Faktura zostanie zablokowana w CRM – nie będzie można jej usunąć ani edytować w zakresie danych zaakceptowanych przez KSeF.
  💡 Danych na fakturze nie można zmienić w systemie e-Faktur inaczej niż przez korektę faktury.
  Więcej informacji: Pytania i odpowiedzi – KSeF

5. Faktury odrzucone przez KSeF – jak poprawić i ponownie wysłać

• Jeśli dokument zostanie oznaczony przez KSeF jako odrzucony – odczytaj przyczynę wskazując ikonę „i”
  
  💡 Faktura odrzucona przez KSeF nie jest traktowana jako wystawiona, nie została zarejestrowana w bazie faktur KSeF. Po zalogowaniu do systemu e-Faktur, nie będzie widoczna.

• W CRM cofnij fakturę do edycji, popraw dane i ponownie wystaw.

• Jeśli przyczyną jest błędna data wystawienia faktury – możesz użyć opcji tryb offline aby wysłać do KSeF fakturę z datą wczorajszą.
  

• Wyślij do KSeF – faktura otrzyma status wystawiony tryb offline
  

6. Hurtowe działania z KSeF

• Z poziomu listy faktur dostępne są hurtowe działania dla faktur KSeF
  

7. Sprawdzenie poprawności – potwierdzenie widoczności faktury w systemie e-Faktur

• Zaloguj się do systemu e-Faktur – Przejdź na stronę: https://ksef.podatki.gov.pl/
  ▶ instrukcja opisana w kroku 1: pobranie certyfikatu KSeF

• Wszelkie wystawione i otrzymane w KSeF faktury będą tutaj widoczne

8. Usuwanie danych testowych w trybie DEMO

• Faktury wysłane do KSeF są zabezpieczone w CRM przed edycją i usuwaniem. Tak samo jak w systemie e-Faktur, wszelkie poprawki są możliwe tylko poprzez wystawienie korekty faktury.
• Dla wygody testowania (na etapie KSeF DEMO – tryb przedprodukcyjny) – dostępny jest w CRM przycisk Odłącz – który powoduje symboliczne odpięcie faktury od KSeF. Taka faktura nie będzie już miała blokad przed usuwaniem lub edytowaniem, dzięki czemu można wyczyścić testowe dane ze swojego systemu CRM



• Uwaga: odpięcie faktury w CRM, nie powoduje jej usunięcia z systemu KSeF
  Więcej informacji: Pytania i odpowiedzi – KSeF

Gratulacje 👍

• ✅ Twój system CRM Vision jest gotowy na wystawianie faktur w KSeF
• 💡 Jeśli pojawiły się jakiekolwiek pytania ▶ napisz do nas

Przejdź do następnego etapu – pobieranie faktur kosztowych z KSeF

▶ KROK 4: pobieranie faktur kosztowych z KSeF

◀ powrót do menu (lista kroków)