◀ powrót do menu (Integracja z KSeF)
Spis treści
1. Przy próbie wysyłki do KSeF mam błąd. Jak to naprawić?
2. Gdzie można włączyć lub wyłączyć obsługę KSeF w systemie CRM Vision?
3. Czy faktury są wysyłane do KSeF automatycznie?
4. Jak podejrzeć wydruk faktury PDF oraz plik XML bez wysyłki do KSeF?
5. Jaka jest różnica między „tryb offline” a „PDF Offline24”?
6. W jaki sposób kontrahent otrzyma wystawioną fakturę?
1. Przy próbie wysyłki do KSeF mam błąd. Jak to naprawić?
W pierwszej kolejności sprawdź listę najczęstszych komunikatów błędów i gotowe kroki naprawcze:
▶ KSeF w CRM Vision – pomoc
2. Gdzie można włączyć lub wyłączyć obsługę KSeF w systemie CRM Vision?
- w menu Finanse -> Konfiguracja w zakładce Faktury należy włączyć/wyłączyć opcję:
„KSeF – faktury przychodowe (wystawianie faktur przez KSeF)”.
❌ Wyłączenie KSeF – przywraca poprzedni sposób fakturowania (PDF powstaje od razu przy wystawieniu FV w CRM).
✅ Przy włączonym KSeF należy jeszcze:
- w Ustawieniach osobistych podać dane utworzonego w panelu KSeF certyfikatu.
Instrukcja: Krok 2: Uruchomienie KSeF w CRM Vision
3. Czy faktury są wysyłane do KSeF automatycznie?
Nie, CRM Vision rozdziela proces wystawienia faktury w CRM oraz wysłania do KSeF.
- Po wystawieniu faktury w CRM, dostępny jest przycisk Wyślj do KSeF (oraz PDF Offline24)
- Po wysłaniu do KSeF, gdy faktura uzyska Numer KSeF, system CRM utworzy wydruk PDF z kodami QR.
CRM pozwala również na wysyłkę zbiorczą – można wystawić wiele dokumentów, a następnie wysłać je do KSeF jednym kliknięciem z poziomu listy faktur.
Instrukcja: Krok 3: Wysyłanie faktur z CRM do KSeF
4. Jak podejrzeć wydruk faktury PDF oraz plik XML bez wysyłki do KSeF?
- Aby sprawdzić, jak będzie wyglądał wydruk PDF:
- wygeneruj fakturę PRO FORMA
albo
- wystaw fakturę w CRM (bez wysyłki do KSeF) i następnie użyj przycisku PDF Offline24.
- Aby zweryfikować plik XML bez rejestrowania w systemie ministerialnym, należy użyć przycisku PDF Offline24.
5. Jaka jest różnica między „tryb offline” a „PDF Offline24”?
💡 tryb „offline”
- Wysyłka dokumentu do KSeF z opóźnieniem.
- Maks 1 dzień roboczy (do 7 dni po awarii KSeF).
- opcja „tryb offline” – to jest opcja dotycząca wysyłki do KSeF. Zwykle, bieżącą fakturę wysyła się do KSeF jako „online”, tego samego dnia. Opcja „offline” powoduje, że można wysłać fakturę starszą (maksymalnie jeden dzień roboczy, chyba że była awaria KSeF – wówczas zgodnie z informacją na stronie ministerstwa po awarii)
💡 PDF „offline24”
- natychmiastowy PDF, bez wysyłki do KSeF
- na wypadek awarii KSeF lub jego wolnego działania
- Bez cyfrowego śladu w KSeF, do momentu przesłania do KSeF.
- przycisk „PDF Offline24” – generuje tylko PDF tzw. „offline24” – to znaczy bez wysyłki do KSEF.
Stosowany podczas oficjalnych przerw technicznych lub awarii po stronie Ministerstwa Finansów. Faktury muszą następnie zostać wysłane do KSeF w ciągu 7 dni od zakończenia awarii. Faktura taka, automatycznie otrzymuje znacznik „tryb offline” omówiony wyżej.
Aby móc utworzyć faktury „offline24”, należy wgrać drugi certyfikat do tzw. „podpisu linków wystawcy”.
Instrukcja: ▶ Krok 2. / Wgraj certyfikat offline (podpis linków)
Zastosowanie w praktyce „PDF Offline24”
💡 szybko wygeneruj fakturę dla klienta (np. w przypadku niedostępności lub wolnego działania serwerów KSeF, aby nie czekać na wystawienie faktury „online”).
Wydruk PDF zawiera wówczas 2 kody QR, do późniejszej weryfikacji faktury w KSeF.
❗ Uwaga: jeśli dostarczono klientowi PDF „OFFLINE24” wówczas:
▪ należy tę fakturę dosłać (bez zmian) do KSeF, maksymalnie następnego dnia roboczego,
▪ gdyby wprowadzono zmiany na fakturze, kody QR na PDF zmienią się po jej ponownym wystawieniu i wysłaniu do KSeF (wersja którą otrzymał Klient będzie „poza KSeF”).
💡 sprawdzić podgląd PDF lub XML, przed wysłaniem do KSeF. System CRM pozwoli jeszcze cofnąć fakturę do edycji i poprawić (podobnie jak proformy).
- Samo wygenerowanie dokumentu w trybie Offline24 nie zobowiązuje do jego późniejszej wysyłki.
- W systemie rządowym nie pozostaje żaden cyfrowy ślad.
- Jeśli dokument nie zostanie dostarczony do klienta, brak jego wysyłki do KSeF nie rodzi żadnych konsekwencji prawnych ani podatkowych. Jest to bezpieczny sposób na weryfikację poprawności wizualnej faktury.
Więcej informacji o fakturach „offline24”:
6. W jaki sposób kontrahent otrzyma wystawioną fakturę?
Zgodnie z nowymi przepisami, faktura uznana jest za otrzymaną przez nabywcę w momencie jej udostępnienia w systemie KSeF. Jednak dla zachowania standardów obsługi klienta, CRM Vision nadal umożliwia wysyłkę e-mail. Zawiera on wizualizację faktury z kodem QR, który umożliwia szybkie odnalezienie dokumentu w systemie rządowym.
❗ Wyjątki: Kontrahenci zagraniczni oraz osoby fizyczne (bez NIP) – nie mają możliwości pobrania faktury z KSeF, należy dostarczyć im fakturę w uzgodniony sposób (wydruk/PDF).
💡 Więcej informacji ▶ https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/
💡 Jeśli pojawiły się dodatkowe pytania ▶ napisz do nas
◀ powrót do menu (Integracja z KSeF)
