Krok 3: Wysyłanie faktur z CRM do KSeF

INTEGRACJA Z KSEF
1. Wygenerowanie i pobranie certyfikatu KSeF
2. Uruchomienie KSeF w CRM Vision
▶ 3. Wysyłanie faktur z CRM do KSeF ◀
4. Pobieranie faktur kosztowych z KSeF do CRM

1. Sprawdź, czy włączone jest wystawianie faktur sprzedaży z KSeF

• Przejdź do menu: Finanse -> Konfiguracja
• W zakładce Dane firmy – sprawdź NIP i pozostałe dane swojej firmy
• W zakładce Faktury – włącz wystawianie faktur z KSeF oraz tryb pracy KSeF (dla faktur rzeczywistych wybierz: produkcyjny)
  
  ▶ pełna instrukcja opisana w kroku 2. Uruchomienie KSeF w CRM Vision

2. Wystawienie e-faktury KSeF w systemie CRM Vision

• Wystaw fakturę w CRM – tak jak dotychczas.
  Uwaga: Po wystawieniu faktury w CRM, nie utworzy się jeszcze wydruk PDF, dopiero po wysłaniu faktury do KSeF.
  💡 Aby zobaczyć podgląd PDF przed wystawieniem faktury ▶ wygeneruj najpierw fakturę „pro-forma”, lub skorzystaj z wydruku PDF „offline24”
  Na etapie testowania (KSeF DEMO – tryb przedprodukcyjny) – pamiętaj aby użyć fikcyjnych danych.
  

• Użyj przycisku Wyślij do KSeF.
  
  ❗ Uwaga: jeśli wystąpił błąd – sprawdź najczęstsze przyczyny i jak je naprawić:
  ▶ KSeF w CRM Vision – pomoc

3. Sprawdzanie statusu faktur, które nie zostały natychmiast przetworzone przez KSeF

• Jeśli system KSeF przyjmie fakturę, ale nie przetworzy jej natychmiast, status faktury będzie widoczny jako oczekujący.
• Użyj przycisku Sprawdź status aby pobrać z KSeF aktualny status faktury.
  

• Filtrowanie statusu z poziomu listy faktur:
  

4. Po wysłaniu i wystawieniu faktury przez system KSeF

• Status KSeF zostanie oznaczony jako wystawiony
  

• Zostanie wpisany do CRM numer KSeF nadany przez system e-Faktur.
  
  💡 Wyszukiwanie wg numer KSeF jest możliwe w filtrach bocznych listy:
  

• Utworzony zostanie w CRM wydruk PDF (jak dotychczas) – zawierać będzie dodatkowo kod QR systemu KSeF
  
  💡 Plik PDF z fakturą można wysłać kontrahentowi, tak jak dotychczas. Jednak przy KSeF nie jest to wymagane, ponieważ wystawienie faktury w KSeF (status zaakceptowana) jest równoznaczne z dostarczeniem jej kontrahentowi. Wyjątek: podmioty zagraniczne i osoby fizyczne (bez NIP) – dla tych kontrahentów należy dostarczyć fakturę poza KSeF (PDF lub wydruk).

• Dla wystawionej faktury można pobrać potwierdzenie odbioru tzw. UPO – potwierdza że faktura wpłynęła do KSeF. Zostanie zapisane w sekcji Pliki – w dolnej części ekranu



• Faktura zostanie zablokowana w CRM – nie będzie można jej usunąć ani edytować w zakresie danych zaakceptowanych przez KSeF.
  💡 Danych na fakturze nie można zmienić w systemie e-Faktur inaczej niż przez korektę faktury.
  Więcej informacji: https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/

5. Faktury odrzucone przez KSeF – jak poprawić i ponownie wysłać

• Jeśli dokument zostanie oznaczony przez KSeF jako odrzucony – odczytaj przyczynę wskazując ikonę „i”
  
  ❗Uwaga: Faktura odrzucona przez KSeF nie jest traktowana jako wystawiona, nie została zarejestrowana w bazie faktur KSeF. Po zalogowaniu do systemu e-Faktur, nie będzie widoczna.

• W CRM cofnij fakturę do edycji, popraw dane i ponownie wystaw.

• Jeśli przyczyną jest błędna data wystawienia faktury – możesz użyć opcji tryb offline aby wysłać do KSeF fakturę z datą wczorajszą / poprzedniego dnia roboczego.
  

• Wyślij do KSeF – faktura otrzyma status wystawiony tryb offline
  

6. Hurtowe działania z KSeF

• Z poziomu listy faktur dostępne są hurtowe działania dla faktur KSeF
  

7. Sprawdzenie poprawności – potwierdzenie widoczności faktury w systemie e-Faktur

• Zaloguj się do systemu e-Faktur – Przejdź na stronę: https://ksef.podatki.gov.pl/
  ▶ instrukcja opisana w kroku 1: pobranie certyfikatu KSeF

• Wszelkie wystawione i otrzymane w KSeF faktury będą tutaj widoczne

8. Usuwanie danych testowych w trybie DEMO

• Faktury wysłane do KSeF są zabezpieczone w CRM przed edycją i usuwaniem. Tak samo jak w systemie e-Faktur, wszelkie poprawki są możliwe tylko poprzez wystawienie korekty faktury.
• Dla wygody testowania (na etapie KSeF DEMO – tryb przedprodukcyjny) – dostępny jest w CRM przycisk Odłącz – który powoduje symboliczne odpięcie faktury od KSeF. Taka faktura nie będzie już miała blokad przed usuwaniem lub edytowaniem, dzięki czemu można wyczyścić testowe dane ze swojego systemu CRM



• Uwaga: odpięcie faktury w CRM, nie powoduje jej usunięcia z systemu KSeF
  Więcej informacji: https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/

Gratulacje 👍

• ✅ Twój system CRM Vision jest gotowy na wystawianie faktur w KSeF

❗ Jeśli wystąpił błąd – sprawdź najczęstsze przyczyny i jak je naprawić: ▶ KSeF w CRM Vision – pomoc

💡 Pytania? Sprawdź naszą bazę wiedzy: ▶ KSeF w CRM Vision – Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
lub 📧 napisz do nas

Przejdź do następnego etapu – pobieranie faktur kosztowych z KSeF

▶ KROK 4: pobieranie faktur kosztowych z KSeF

◀ powrót do menu (lista kroków)