Wdrożyć CRM czy nie wdrożyć? Korzyści wynikające z dokładnej analizy procesów przed wdrożeniem CRM oraz z przeszkolenia zespołu.

Zarządzanie klientami to nie lada wyzwanie. Właśnie w tym celu stworzono systemy CRM. Dzięki zorganizowanemu narzędziu wsparcie klienta staje się znacznie prostsze, a praca bardziej zorganizowana. Wdrożenie systemu CRM jest ogromną zmianą, która niesie za sobą wiele korzyści dla firmy.

Każda zmiana może wydawać się początkowo trudna. Zastosowanie systemu CRM długoterminowo ma wiele zalet, choć z początku może rodzić wątpliwości pracowników. Nieudane wdrożenie może zniechęcić do ponownych prób wdrożenia oprogramowania CRM, dlatego lepiej od razu zrobić to dobrze, ponieważ właśnie od motywacji zespołu w dużej mierze zależy powodzenie całego przedsięwzięcia.

Spis treści

Jakie są korzyści wynikające z wdrożenia systemu CRM?
Korzyści z wdrożenia – na czym polega skuteczne wdrożenie CRM w firmie?
W czym pomaga praca z systemem CRM w firmie?
Najważniejsze problemy i wyzwania podczas wdrożenia CRM
Dlaczego warto dokładnie zidentyfikować potrzeby firmy oraz przeszkolić pracowników?
Co zrobić przed wdrożeniem systemu CRM, żeby wdrożenie zakończyło się sukcesem?
Ile czasu trwa i Ile kosztuje wdrożenie CRM?
Wypróbuj bezpłatnie

Korzyści z wdrożenia – na czym polega skuteczne wdrożenie CRM w firmie?

Po co wdrożyć system CRM w firmie? Jakie są korzyści wynikające z wdrożenia systemu CRM? Wśród głównych korzyści jakie przynosi korzystanie z CRM można wymienić poprawę relacji z klientami, zwiększenie sprzedaży, oszczędność czasu, usprawnienie procesów i procedur, usprawnienie komunikacji w firmie czy wzrost kontroli i łatwość pracy z danymi czy raportami.

Jak rozpoznać, że wdrożenie zakończyło się sukcesem? Zwróć uwagę na kilka podstawowych wskaźników

wzrost sprzedaży w firmie

oszczędność czasu = efektywniejsza praca

łatwość pracy z danymi – wyszukiwanie informacji czy generowanie raportów

wzrost jakości obsługi klienta = więcej pozytywnych opinii od klientów

lepsza komunikacja w firmie

zadowolenie pracowników

Wdrożenie aplikacji wiąże się z ogromną zmianą, która skutecznie wpływa na efektywność pracy w Twojej firmie. Projekt wdrożenia systemu CRM, choć jest pracochłonny, z pewnością przynosi pozytywne skutki. Adaptacja technologii jest kluczowa w rozwoju i skalowaniu nowoczesnego biznesu, a dzięki pomocy aplikacji zarządzanie klientami staje się proste, jak bułka z masłem.

W czym pomaga praca z systemem CRM w firmie?

Funkcjonalność systemu CRM

Wdrożenie technologii w Twoim biznesie to niezbędny krok w celu usprawnienia pracy oraz procesów zachodzących każdego dnia, podczas obsługi klienta. Funkcjonalność systemu pomoże Ci:

✅ importować dane (faktury kosztowe, faktury przychodowe, stany magazynowe czy też dane klientów);
✅ tworzyć szablony (tworzenie szablonów ofert, maili, malingu/newslettera);
✅ kontaktować się z klientami (filtrowanie kontaktów na podstawie daty ostatniego kontaktu, szczegółowe informacje na temat klienta w jednym miejscu);
✅ zautomatyzować procesy (integracja systemu CRM z pocztą, księgowością, formularzem kontaktowym, bankiem, kalendarzem czy telefonią VoIP);
✅ wspierać pracę w zespole (dodawanie opiekunów klienta, zlecanie zadań więcej niż jednej osobie, tworzenie projektów).

Integracja systemów z CRM np. poczty czy banku ułatwia proste zadania i przypisuje je do konkretnych działań. Zarządzanie klientami staje się prostsze, możesz filtrować kontakty na podstawie daty ostatniego kontaktu, dzięki temu utrzymujesz relacje z klientami na wysokim poziomie. Funkcjonalności CRM takie jak konfiguracja z VoIP, wysyłanie maila bezpośrednio z systemu poprawiają płynność pracy i redukują najważniejsze problemy w zarządzaniu zadaniami.

Nadal nie jesteś pewny jakie funkcjonalności CRM są potrzebne? Nie szkodzi. Opowiedz konsultantowi z jakimi wyzwaniami mierzysz się w swojej pracy – na bazie tych informacji, otrzymasz niezbędną pomoc i wsparcie w określeniu jakie obszary należy i warto usprawnić.

Inne przykłady usprawnień:

👥 Czytelna karta kontaktu pomoże utrzymywać kontakt z klientami na najwyższym poziomie
📋 Lista codziennych zadań wesprze Cię w terminowym realizowaniu poszczególnych celów i ułatwiająca raportowanie
📧 Integracja systemu z programem pocztowym oraz wysyłka maili bezpośrednio z systemu CRM, pomoże oszczędzić czas i ułatwić wyszukiwanie wiadomości mailowych.
📦 Zdigitalizowany magazyn, który usprawnia zarządzanie stanem magazynowym w organizacji.
📞 Możliwość podłączenia telefonu VoIP w celu szybkiego wybierania połączeń bezpośrednio z poziomu CRM i sporządzania notatek podczas rozmowy w systemie
💸 Wystawianie faktur przychodowych oraz kosztowych do ofert i zamówień oraz ich wygodna wysyłka do programów księgowych.

Dodatkowym ważnym aspektem jest działająca integracja systemów np. poczty i CRM-u lub formularza kontaktowego z twojej strony internetowej z CRM-em. Wdrożenie takiej integracji pozwoli zaoszczędzić czas i jeszcze bardziej usprawni twoją pracę.

Na zapoznanie się z systemem warto przeznaczyć odpowiedni czas. Choć jest na wagę złota, początkowa inwestycja w poznanie systemu z pewnością się zwróci. System ma służyć jako firmowa baza wiedzy, ułatwić pracę, zaplanować kontakt z klientami z wyprzedzeniem czy szybko wygenerować raporty.

Najważniejsze problemy i wyzwania podczas wdrożenia CRM

Jak ustrzec się przed nieudanym wdrożeniem i typowymi problemami?

Odpowiednie dobranie i dostosowanie systemu jest kluczowe w skutecznej implementacji CRM w Twojej firmie. Aby lepiej zrozumieć swoje potrzeby, skorzystaj z wiedzy ekspertów, którzy pomogą dobrać system i pakiet narzędzi dla Twojego biznesu.

Zastanów się wstępnie czego możesz potrzebować i przedstaw to konsultantowi CRM. Analiza przedwdrożeniowa pozwoli precyzyjnie określić potrzeby związane z wdrożeniem zmiany i tym samym uczynić implementację systemu skuteczną i wartościową dla twojej firmy.

5 kroków do udanego wdrożenia? Niekoniecznie.

Każda firma ma inne wymagania i potrzeby, dlatego etapy wdrażania mogą różnić się w zależności od twojej działalności. Chcemy poznać Ciebie oraz potrzeby Twojej firmy. Po wstępnej rozmowie możemy określić jakie funkcjonalności systemu rozwiążą Twoje najważniejsze problemy. W tej chwili chętnie podajemy Ci ogólne wskazówki dotyczące skutecznego wprowadzenia systemu CRM.

Podczas wdrożenia zachęcamy do skorzystania z wiedzy ekspertów. W trakcie testów CRM czy prezentacji sugerujemy wykorzystanie praktyk, które są sprawdzone. Wyjaśniamy czym jest i jak działa dany moduł, zakładka, gdzie znaleźć konfiguracje czy jak poprawnie zaimportować dane. Wdrożenie zmiany wśród przyzwyczajonych pracowników nigdy nie jest proste, dlatego jesteśmy przygotowani pomóc Ci w tym procesie. Szkolenie zdalne z obsługi systemu CRM Vision jest bezpłatne!

Przyzwyczajeni do starych rozwiązań. Jak poradzić sobie z wątpliwościami pracowników?

Wątpliwości pracowników wynikające ze zmian są normalne. Chcemy pomóc Ci skutecznie wdrożyć system CRM do Twojej firmy, dlatego sprawdź co otrzymasz od CRM Vision:
📆 miesięczny okres testowy,
💻 prezentację przed lub w trakcie okresu testowego
👥 szkolenie zespołu po wykupieniu licencji
☎️ infolinię od 8 do 16 od poniedziałku do piątku.

Podczas prezentacji pokażemy korzyści z wdrożenia systemu CRM Tobie oraz Twoim pracownikom. Bezpłatny okres testowy oraz prezentacja mają na celu weryfikację czy rozwiązanie spełnia Wasze oczekiwania, a także prowadzą do usprawnienia wdrożenia. Z kolei dzięki szkoleniu pracowników, można uniknąć nieudanego wdrożenia.

Dlaczego warto dokładnie zidentyfikować potrzeby firmy oraz przeszkolić pracowników?

Odpowiedni system CRM dostosowany do potrzeb powinien pracę ułatwić, a nie ją komplikować. Dlatego tak ważne już na wstępie jest określenie, czego potrzebujesz. Podczas rozmowy z konsultantem otrzymasz niezbędne wsparcie i dowiesz się jak usprawnić pracę w twojej firmie z wykorzystaniem cyfrowych narzędzi

Testuj bezpłatnie przez 14 dni!

Co zrobić przed wdrożeniem systemu CRM, żeby wdrożenie zakończyło się sukcesem?

Jak rozpocząć wdrożenie, aby przeprowadzić je sprawnie i z korzyścią dla firmy ?

💭 Określ swoje oczekiwania czyli wykonaj wstępną analiza przedwdrożeniowa:

Zastanów się jakich efektów oczekujesz po wdrożeniu systemu? Wzrost sprzedaży, skrócenie czasu pracy nad powtarzalnymi czynnościami, czy może lepsza komunikacja w firmie? Tych celów może być dużo więcej.

Jakie usprawnienia w zakresie obsługi klienta, sprzedaży lub działań operacyjnych są dla Ciebie ważne? Uwzględnij specyfikę swojej branży i wypracowanych dotąd metod i procedur w firmie.

Zastanów się również nad tym do jakich czynności będziesz używać systemu ? Chciałbyś zarządzać klientami, zarządzać zamówieniami, wystawiać faktury czy planować działania?

👥 Zadbaj o zaangażowanie i przygotowanie personelu.

Zadbaj o przygotowanie personelu poprzez rozmowę oraz włączenie go w proces przygotowania wdrożenia narzędzia, które pomoże Wam w codziennej pracy.

CRM to nie tylko narzędzie, ale przede wszystkim kultura organizacyjna w firmie oraz stosowanie dobrych praktyk przez cały zespół, dlatego jego zaangażowanie gra kluczową rolę we skutecznym wdrożeniu.

Główne etapy wdrożenia – jak przebiega wdrożenie oprogramowania CRM?

🧠 Skorzystaj z wiedzy ekspertów :

Poukładaj procesy biznesowe. Umów się z konsultantami CRM na rozmowę.

Rozpocznij przygotowanie do wdrożenia. Przed rozpoczęciem rozmów, przemyśl wstępnie jakie zachodzą procesy i procedury w twoim przedsiębiorstwie. Które z nich warto z odwzorować w CRM, a które nie oraz jak zrobić to najskuteczniej, omówisz z konsultantem ds. CRM. Na początku rozmów dowiedz się jakie są główne etapy wdrożenia systemu CRM i jak przebiega cały proces implementacji.

Zamów bezpłatną prezentację i indywidualne testy systemu.

Większość dostawców narzędzi tego typu udostępnia bezpłatne testy bądź prezentację. Tak jest w przypadku CRM Vision. Warto wykorzystać taką możliwość, by nie kupować oprogramowania w ciemno. Co więcej, jeśli będziesz chciał po zakończeniu okresu próbnego pracować dalej na przetestowanej aplikacji, będziesz mógł kontynuować pracę na danych, które wprowadziłeś podczas testów.

Podczas prezentacji czy trwania testów zadawaj konsultantom pytania jak najlepiej wykorzystać system, żeby spełnił Twoje oczekiwania.

📆 Ustal harmonogram z firmą wdrożeniową

Dowiedz się jakie będą kolejne kroki wdrożenia oraz ile czasu potrzeba przeznaczyć na każdy z nich. Przykładowy harmonogram wdrożenia powinien uwzględniać główne etapy wdrożenia takie jak rozmowę przedwdrożeniową (osobno lub w połączeniu z prezentacją), uruchomienie, konfigurację lub inne dostosowania systemu CRM. W CRM Vision otrzymasz również wsparcie w postaci szkolenia i wdrożenie pracowników online, a także bieżące wsparcie klienta – drogą mailową lub telefoniczną.

💻 Pamiętaj o przygotowaniu infrastruktury

To w jaki sposób będziesz musiał przygotować zaplecze techniczne do wdrożenia CRM w firmie, zależy m.in. od rodzaju licencji i rodzaju instalacji systemu.

Czy będzie to wdrożenie gotowego oprogramowania crm w chmurze (SaaS) ? Czy może wdrożenie dedykowanego rozwiązania?

W przypadku wdrożenia gotowego narzędzia webowego, wystarczy komputer lub smartfon z dostępem do internetu. W przypadku wdrożenia dedykowanego rozwiązania, możesz potrzebować odpowiednio przygotowanej infrastruktury informatycznej w firmie (wyposażonej m.in. w serwer firmowy lub inne obligatoryjne elementy)

📁 Przygotuj dane, które chcesz importować do systemu:

Pliki przygotowane w odpowiedniej formie możesz importować do systemu.

Jak przygotować dane?

Konsultant wsparcia technicznego doradzi Ci jak przygotować dane, aby przeprowadzić poprawną migrację danych.

CRM Vision oferuje wykonanie takiej migracji bezpłatnie w ramach rozpoczęcia współpracy.

⚙️ Sprawdź czy jest możliwa Integracja systemów z których korzystasz już teraz:

Dzisiaj praca nierzadko wiąże się z użyciem różnych systemów informatycznych. Warto sprawdzić jakie integracje (połączenie między systemami) są dostępne np.

integracje z pocztą
integracja z księgowością
integracje z bankiem
integracja z formularzem kontaktowym na stronie www
integracja z telefonia VoIP.
lub innymi narzędziami

✅ Wszystko sprawdzone? To świetnie

Jeśli wiesz, że CRM odpowiada twoim potrzebom, zgłoś obsłudze klienta chęć kontynuacji korzystania z oprogramowania. Warto wiedzieć, że po zakończeniu testów CRM Vision oferuje możliwość kontynuacji pracy na tej samej aplikacji, dzięki temu dane które wprowadziłeś podczas testu mogą pozostać zachowane, a Ty spokojnie pracować dalej.

📆 Ustal w firmie datę szkolenia CRM:

Po wyborze rozwiązania, na którym twoja firma będzie pracować, ustal z konsultantami datę szkolenia dla użytkowników. Zazwyczaj szkolenia są przeprowadzane online, jednak również i tutaj warto dopytać jakie są możliwości przeprowadzenia szkolenia stacjonarnego w twojej firmie.

Szkolenie z obsługi systemu dla pracowników

Im więcej osób weźmie udział w szkoleniu, tym lepiej. Dobrze przeprowadzone szkolenie pomoże rozwiać wątpliwości pracowników, co ułatwi lepiej wdrożyć system do codziennej pracy.

Szkolenie z obsługi systemu dla kadry zarządzającej

Szkolenie z obsługi systemu dla kadry powinno różnić się od przeszkolenia pracowników. Wynika to z różnych zadań i funkcji osób w firmie. Warto poprosić konsultantów o przeprowadzenie oddzielnego szkolenia dla zarządu bądź dyrekcji.

Ile czasu trwa i Ile kosztuje wdrożenie CRM?

To jak długo trwa w firmie wdrożenie systemu zależy od różnych czynników. Najważniejszym z nich jest czy chcesz skorzystać z gotowego rozwiązania, czy raczej dedykowanego?

Wstępne wdrożenie oprogramowania może trwać dosłownie kilka do kilkunastu minut w przypadku gotowych rozwiązań. Jeśli autorski system jest tworzony od podstaw, jego przygotowanie wraz z implementacją może zająć długie miesiące.

Jeżeli zależy Ci na czasie i łatwym wdrożeniu, skorzystaj z istniejącego już systemu, który da się dostosować do twoich potrzeb.

W przypadku CRM Vision posiadasz dwie możliwości:
📆 comiesięczna subskrypcja systemu CRM w chmurze,
💾 zakup wersji serwerowej z opcjonalnymi opłatami za pomoc techniczną i aktualizacje systemu.

Jeśli zdecydujesz się na wersję CRM w chmurze:
👥 Zastanów się ilu Twoich pracowników potrzebuje dostępu do systemu CRM. W linku rejestracyjnym wpisz taką liczbę licencji.

Potrzebujesz systemu CRM do poprawienia kontaktu z klientami, wystawiania faktur, a może również prowadzenia magazynu?
📗 w wersji Basic: zarządzenie klientami, tworzenie działań, raporty, pliki
📙 w wersji Optimum: zarządzanie klientami, tworzenie działań, raporty, projekty, wirtualny dysk, faktury, pliki
📘 w wersji Professional: zarządzanie klientami, tworzenie działań, raporty, projekty, wirtualny dysk, faktury, oferty, pliki, towary.

Mamy nadzieję, że dzięki temu poradnikowi będziesz mógł lepiej wdrożyć system CRM w Twojej firmie. W procesie dostosowania systemu CRM oferujemy Ci wsparcie klienta, pomoc w przygotowaniu personelu, dzięki wykorzystaniu praktyk, których nauczyliśmy się istniejąc 16 lat na rynku. Skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów, którzy pomogą Ci dobrać system na miarę potrzeb w Twojej firmie oraz przeprowadzą szkolenie zespołu, żeby wdrożenie zakończyło się sukcesem.

Czas wybrać CRM. Pomóż organizacji w swojej firmie!

Jak przetestować CRM Vision?

Chcesz sprawdzić jak CRM Vision wpłynie na usprawnienie pracy w Twojej organizacji?

Oferujemy 14 dniowe bezpłatne testy dla Ciebie i twojej firmy oraz wsparcie naszych konsultantów.