Systemy CRM a bezpieczeństwo danych i kwestie prywatności: jak chronić dane klientów?
System CRM (Customer Relationship Management) jest narzędziem, które pomaga firmom w zarządzaniu. Dotyczy to kontaktów z klientami i związanymi z nimi procesami biznesowymi. Ze względu na swoją funkcję, systemy CRM zawierają wiele poufnych informacji o klientach. Wśród tych danych możemy wyróżnić, dane osobowe, historie transakcji, preferencje zakupowe czy informacje o kontakcie. Jako że w firmowym CRM bezpieczeństwo danych to priorytet ważne, aby firmy chroniły te dane odpowiednio. Aby to osiągnąć zabezpieczają prywatność swoich klientów właściwymi procedurami. Oto kilka sposobów, jak to osiągnąć:
- Zasady prywatności: Firma powinna mieć jasne zasady prywatności, które wyjaśniają, jakie informacje będą zbierane i jak będą wykorzystywane. Powinny być one łatwo dostępne dla klientów. Ich przestrzeganie powinno być monitorowane. Mogą być one nierozerwalną częścią umowy lub regulaminu.
- Bezpieczeństwo danych: Systemy CRM powinny być zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych, np. poprzez stosowanie silnych haseł, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, szyfrowanie danych i stałą aktualizację systemów zabezpieczeń.
- Dostęp do danych: Firmy powinny ograniczać dostęp do poufnych danych tylko do osób, które muszą mieć do nich dostęp. Powinno to być oparte na zasadzie najmniejszych uprawnień, co oznacza, że dostęp powinien być przyznawany tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania określonych zadań.
- Przetwarzanie danych: Firma powinna przetwarzać dane tylko w sposób zgodny z prawem i na podstawie wyraźnej zgody klienta. Powinna również przestrzegać zasad dotyczących minimalizacji danych, czyli zbierać tylko te informacje, które są niezbędne do celów biznesowych.
- Usuwanie danych: Dane klientów powinny być przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji celów biznesowych, a następnie powinny zostać bezpiecznie usunięte lub zanonimizowane.
Podsumowując, firmy powinny traktować ochronę danych i kwestie prywatności klientów bardzo poważnie i stosować najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi, w tym w stosowaniu systemów CRM. W ten sposób mogą zyskać zaufanie klientów i zminimalizować ryzyko naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Systemy CRM mają pomóc w spełnieniu zasad bezpieczeństwa.
Dlaczego trzeba dbać o ochronę danych w firmie?
W CRM bezpieczeństwo danych firmowych jest niezwykle ważne z wielu powodów. Przede wszystkim, istnieje wiele przepisów prawa, w tym ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), które nakładają na firmy obowiązek dbania o prywatność swoich klientów, pracowników i partnerów biznesowych. Bezpieczeństwo danych osobowych powinno być kluczowe dla organizacji. Nieprzestrzeganie tych przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym kar finansowych i utraty reputacji firmy.
Ponadto, utrata lub ujawnienie poufnych danych może mieć negatywne skutki dla klientów lub partnerów biznesowych firmy. Można w tym miejscu wyróżnić kradzież tożsamości, oszustwa finansowe lub szkody wizerunkowe. To może prowadzić do strat finansowych i utraty zaufania do firmy.
Wreszcie, ochrona danych jest ważna dla samej firmy, ponieważ jej sukces biznesowy może zależeć od jej zdolności do ochrony i zarządzania danymi. Bez odpowiedniej ochrony danych firmy mogą stać się bardziej narażone na cyberataki, a w wyniku tego stracić ważne informacje biznesowe lub dojść do wycieku informacji, które mogą przynieść korzyści konkurencji.
W związku z powyższym, dbanie aby ochrona danych w firmie była na odpowiednim poziomie jest niezbędne dla jej prawidłowego funkcjonowania i przestrzegania prawa, a także dla ochrony klientów i zachowania ich zaufania.
CRM – bezpieczeństwo danych osobowych zgodne z RODO
- Zbieranie danych osobowych: Dane osobowe powinny być zbierane tylko wtedy, gdy są niezbędne do realizacji określonych celów biznesowych. Przy zbieraniu danych należy wyraźnie określić cel ich zbierania oraz zgodę na ich przetwarzanie.
- Informowanie o przetwarzaniu danych: Osoby, których dane dotyczą, powinny być informowane o celu przetwarzania ich danych, sposobie ich przetwarzania, okresie przechowywania danych i ich prawach w zakresie ochrony danych osobowych.
- Bezpieczeństwo danych: Firma powinna zabezpieczyć dane osobowe przed dostępem osób nieuprawnionych i utratą danych. Należy stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem czy zmianą.
- Przestrzeganie zasad minimalizacji danych: Dane osobowe powinny być przetwarzane tylko wtedy, gdy są niezbędne do realizacji celów biznesowych. Firmy powinny stosować zasadę minimalizacji danych, czyli zbierać tylko te informacje, które są niezbędne dla celów, dla których są zbierane.
- Uprawnienia osób, których dane dotyczą: Osoby, których dane osobowe są przetwarzane, mają prawo do dostępu do swoich danych, ich poprawienia, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Firmy powinny umożliwić realizację tych uprawnień.
- Przetwarzanie danych przez podmioty zewnętrzne: Jeśli firma przekazuje dane osobowe podmiotom zewnętrznym (np. podwykonawcom), to powinna zapewnić, że podmiot ten będzie przetwarzał dane osobowe zgodnie z wymaganiami RODO i będzie je zabezpieczał.
- Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych: Firma powinna prowadzić rejestry czynności przetwarzania danych osobowych, które będą odzwierciedlały procesy przetwarzania danych w firmie w związku z RODO.
Podsumowując, w CRM bezpieczeństwo danych osobowych zgodnie z RODO wymaga od firm przestrzegania szeregu zasad i przepisów, aby zapewnić ochronę prywatności danych osobowych ich klientów, pracowników i partnerów biznesowych. System CRM umożliwia m.in. przechowywanie danych kontrahentów, dlatego system CRM zgodny z wytycznymi RODO to odpowiedni wybór, który zapewni bezpieczeństwo i poufność danych.
CRM Vision, to system zgodny z wytycznymi RODO. Nawiązując współpracę akceptuje się regulamin, którego integralną częścią jest umowa powierzenie przetwarzania danych osobowych.
Czym są backupy, czyli kopie zapasowe bezpieczeństwa
Backup, czyli kopia zapasowa bezpieczeństwa danych, która służy do przywrócenia systemu, plików lub bazy danych. Dzieję się to w przypadku awarii lub utraty danych. Kopie zapasowe są jednym z najważniejszych narzędzi w zapewnieniu ciągłości działania systemów informatycznych i ochrony danych przed utratą.
Tworzenie kopii zapasowej realizuje się na różne sposoby, w zależności od potrzeb i możliwości. Wszystko zależy od systemu, backupy mogą znajdować się na lokalnym dysku, serwerze zdalnym lub chmurze. Zapewnia to ich bezpieczeństwo i łatwość przywracania danych.
W zależności od potrzeb i poziomu ryzyka utraty danych, backupy można wykonywać codziennie, co tydzień lub co miesiąc. W przypadku danych krytycznych, zaleca się większą częstotliwość tworzenia kopii zapasowych.
Ważne jest również, aby regularnie testować kopie zapasowe. Pozwala to upewnić się, że można je łatwo przywrócić i że zawierają wszystkie potrzebne informacje. Istotna kwestia czyli bezpieczeństwo backupów, oznacza iż należy je przechowywać w bezpiecznym miejscu. Oznacza to fizyczne oddalenie od urządzeń, które zawierają oryginalne dane, czyli w praktyce inną lokalizację geograficzną.
Wnioskując, backupy, czyli kopie zapasowe bezpieczeństwa, są niezbędne do zapewnienia ciągłości działania systemów informatycznych i ochrony danych przed utratą. Regularne tworzenie i testowanie backupów to ważny element strategii zabezpieczania danych i zapewnienia ciągłości działania systemów informatycznych.
W CRM Vision kopie aplikacji wykonuje się codziennie w godzinach nocnych. Backupy znajdują się w zupełnie innej serwerowni niż aplikacja docelowa, ze względów bezpieczeństwa. Natomiast obie serwerownie znajdują się w Polsce.
Zakaz wstępu dla intruzów. W CRM bezpieczeństwo danych jest po stronie użytkownika, czyli stosuj silne hasła i uwierzytelnianie dwuskładnikowe 2FA
Jedną z istotnych funkcji w kontekście bezpieczeństwa danych jest stosowanie dodatkowych zabezpieczeń. W CRM Vision są one również dostępne.
Aby zabezpieczyć systemy przed niepowołanym dostępem, warto stosować silne hasła i uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA).
Silne hasła to takie, które składają się z co najmniej ośmiu znaków. Z drugiej strony im więcej znaków tym lepiej, nawet kilkanaście lub kilkadziesiąt. Dodatkowo sile hasła zawierają litery (zarówno duże, jak i małe), cyfry oraz znaki specjalne. Hasło nie powinno być łatwe do odgadnięcia, np. nie powinno zawierać imienia, nazwiska czy daty urodzenia. Hasło należy również zmieniać regularnie, co kilka miesięcy, aby utrudnić atakującemu jego odgadnięcie.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) to dodatkowe zabezpieczenie, które polega na wykorzystaniu dwóch niezależnych sposobów potwierdzenia tożsamości. Za przykład możemy wziąć hasła oraz kodu generowanego przez aplikację lub wysyłany na telefon komórkowy. Dzięki temu nawet jeśli atakujący zdobędzie hasło, nie będzie mógł uzyskać dostępu do systemu bez drugiego elementu uwierzytelnienia.
Ważne jest również, aby pracownicy byli świadomi zagrożeń związanych z niebezpiecznymi hasłami i brakiem uwierzytelniania dwuskładnikowego. Kolejnych elementem są ich regularne szkolenia w zakresie zabezpieczenia danych i systemów.
Wnioskując, stosowanie silnych haseł i uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) to ważne elementy zapewnienia bezpieczeństwa. W CRM bezpieczeństwo danych zapewnia się między innych przez dwuskładnikowe logowanie tak jak w innych systemach. Służy zapobieganiu przed niepowołanym dostępem.
Wielopoziomowe uprawnienia użytkowników dla organizacji
Administrator systemu CRM powinien zadbać o odpowiednie nadanie uprawnień użytkownikom systemu, aby zminimalizować ryzyko ewentualnych błędów ludzkich. Warto jest ograniczyć możliwość eksportowania danych, aby nie zostały one przekazane w niepowołane ręce.
CRM Vision pozwala na tworzenie ról z uprawnieniami, które można przypisać użytkownikom systemu CRM. Uprawnienia można dowolnie różnicować, aby osiągnąć zamierzony efekt.
CRM Vision – polski system godny zaufania
CRM Vision jest systemem godnym zaufania. Nasz system istnieje na rynku od ponad 15 lat i do tej pory skorzystało z niego ponad 2500 podmiotów gospodarczych. Współpracuje tylko z polskimi, sprawdzonymi serwerowniami. Poznaj subprocesorów CRM Vision.
Interesuje Cię ochrona CRM i bezpieczeństwo danych klientów, czyli jak się z nami skontaktować w tej sprawie? Sprawdź działanie CRM Vision:
Chcesz sprawdzić jak CRM Vision wpłynie na usprawnienie ochrony danych w Twojej firmie?
Oferujemy 30 dniowe bezpłatne testy dla Ciebie i twojej firmy oraz wsparcie naszych konsultantów.
Testuj bezpłatnie przez miesiąc
Skontaktuj się z nami i skorzystaj z bezpłatnych testów systemu. Bez zobowiązań.
Jeszcze się wahasz? Sprawdź nasze opinie
