Wielu przedsiębiorców już na etapie tworzenia biznes planu skupia się głównie na swoim pomyśle na firmę i sposobie wdrożenia go w życie. Zazwyczaj dotyczy to zadań do wykonania, listy osób do zatrudnienia, materiałów i usług niezbędnych do przygotowania finalnego produktu/usługi. Często na skutek zbyt wielu obowiązków i działań operacyjnych, które spoczywają na nas jako założycielu, zapominamy o właściwym zabezpieczeniu przepływu gotówki (ang. cashflow). Dziś krótkie przypomnienie o tym, że warto zaplanować i wdrożyć odpowiednie procedury w przedsiębiorstwie. Kluczem do tego jest odpowiednia płynność finansowa firmy.
Czy płynność finansowa jest ważna w przedsiębiorstwie?
Na początek, aby określić wagę płynności finansowej przedsiębiorstwa należy postawić sobie pytanie, jakie są podstawowe cele jego działalności. Dla lepszego zobrazowania, za przykład, weźmiemy finanse w działalności przedsiębiorstwa handlowego. W tym konkretnym przypadku celem jest z pewnością czerpanie w krótkim terminie korzyści finansowych ze sprzedaży usług i / lub towarów. Pozwala to na wielokrotne korzystanie z tego samego kapitału w trakcie jednego roku, kwartału, a nawet miesiąca.
Czym właściwie jest płynność finansowa?
Płynność finansowa (ang. cashflow) w często wykorzystywanym kontekście można zdefiniować jako umiejętność firmy do regulowania bieżących zobowiązań finansowych wobec kontrahentów. Jednocześnie oznacza zestaw procedur związanych z odzyskiwaniem należności (z wystawionych przez nas faktur). Postrzegana jest w krótkim horyzoncie czasowym obejmującym jeden rok. Powiązana z innymi wskaźnikami oceny efektywności finansowej firmy. Jednocześnie jest jednym z podstawowych wskaźników finansowych świadczącym o “zdrowiu” przedsiębiorstwa.
Jak zapobiec utracie płynności finansowej firmy?
Co zrobić, aby nie dopuścić do sytuacji, w której dokonamy sprzedaży, ale nie otrzymamy wynagrodzenia? W nowoczesnych systemach fakturowania i systemach CRM wbudowana jest możliwość monitorowania wystawionych faktur. Chodzi o to aby to system przypominał nam o fakturach, które nie zostały opłacone przez naszych kontrahentów. Co więcej systemy te przypomną także o fakturach, które to my powinniśmy zapłacić. Dzięki temu zawsze terminowo uregulujemy każdą fakturę. Pozwoli to w oczach naszych partnerów biznesowych pozostać rzetelnymi i wiarygodnymi.
CRM Vision – pełna kontrola nad płatnościami przychodzącymi i wychodzącymi
Jednym z narzędzi, które pomaga łatwo i wygodnie zarządzać płatnościami i przepływem środków może być CRM Vision. Dzięki zestawowi funkcji, które są wbudowane, szybko i skutecznie sprawdzimy stan opłacenia faktur – zarówno sprzedażowych, jak i kosztowych. Co więcej, system pozwala ustawiać i wysyłać odpowiednie przypomnienia. Zestaw przypomnień dotyczący kontrahentów, pomaga zapobiegać nie opłaceniu przez nich faktur w terminie. Z drugiej jednak strony przypomnienia e-mail oraz SMS mogą zostać przesłane do nas. Celem jest przypomnienie o fakturach kosztowych, które sami musimy opłacić naszym podwykonawcom i dostawcom.
Przykładowo, jedną z przydatnych funkcji systemu jest to, że możemy skonfigurować opcję e-mail definiując ile dni po przekroczeniu terminu płatności CRM powiadomi nas o niezapłaconych fakturach przychodowych. Skrócimy w ten sposób czas oczekiwania na płatności za faktury wystawione kontrahentom.
Analogicznie można skonfigurować na ile dni przed terminem dla faktur kosztowych system ma przysyłać do nas powiadomienia mailowe o zbliżającym się dniu płatności.
Dzięki tego typu powiadomieniom możemy od razu zareagować. W przypadku faktur kosztowych możemy je opłacić tuż przed terminem płatności. W przypadku faktur sprzedażowych będziemy wiedzieli jak duże jest zadłużenie naszych kontrahentów w stosunku do naszej firmy i od jakiego czasu. Dzięki temu łatwiej podjąć decyzję o rozpoczęciu procesu windykowania dłużników oraz sposobie w jaki zostanie to przygotowane i wyegzekwowane.
Miękka windykacja – powiadomienia e-mail i SMS
Proces ściągania należności jak i windykacja także zostały ułatwione. Przygotowano to przy pomocy opcji hurtowego wysyłania powiadomień o niezapłaconych fakturach w formie wiadomości e-mail oraz SMS. Każda z firm, która nie opłaciła faktury w terminie otrzyma wiadomość z odpowiednią kwotą zadłużenia. Jednocześnie nie zostaną udostępnianie dane oraz faktury innych odbiorców. Każdy otrzyma pakiet danych dotyczących własnego podmiotu na właściwe adresy e-mail oraz numery telefonów, które także można odpowiednio zdefiniować w systemie.
Jak szybko opłacić faktury za pomocą formatu ELIXIR? Integracja z bankami
Płatności Elixir to wygodna metoda, aby szybko zlecać przelewy, bez konieczności wpisywania ręcznie danych kontrahenta, numeru konta i treści przelewu.
Opłacanie zobowiązań wobec kontrahentów nigdy nie było tak proste. Wystarczy pobrać z systemu CRM Vision plik formatu ELIXIR (jest to ogólno akceptowalny standard bankowy). Następnie wgrywamy plik do systemu bankowego. Zainicjuje to masową wysyłkę przelewów. Warto wspomnieć, że w CRM Vision następuje weryfikacja numerów kont bankowych w związku z białą listą Ministerstwa Finansów. Dzieje się to podczas hurtowego generowania płatności ELIXIR do banku. Więcej na temat funkcji weryfikacji numerów kont bankowych z białą listą, piszemy w artykule pt. Białą lista podatników VAT. Jako zaletę systemu CRM Vision klienci nierzadko uznają fakt, iż jest to rozwiązanie stworzone dla polskich przedsiębiorstw, co oznacza najwyższy poziom dopasowania do polskich realiów biznesowych i prawnych.
Automatyzacje CRM. Integracja z bankiem dla firm o większych potrzebach
Potrzeby w zakresie nadzoru i zarządzania finansami w przedsiębiorstwach bywają różne. Dobór rozwiązania potrafi przysporzyć wiele trudności i zająć mnóstwo czasu. Jednym z ciekawych sposobów na rozwiązanie tej kwestii jest przetestowanie dostępnych na rynku możliwości. Przykładowo integracja z bankiem działająca w kierunku “od banku do firmy”. Oznacza to hurtowe pobieranie danych o płatnościach przychodzących na konto bankowe naszej firmy. Oferując taką funkcję w CRM Vision wdrażamy ją indywidualnie dla każdego klienta. Aby dowiedzieć się więcej, zapraszamy do kontaktu z Zespołem Obsługi Klientów. Udzielimy w tym zakresie wszelkich niezbędnych informacji i poprowadzi przez proces ewentualnej implementacji funkcji.
Płynność finansowa sposobem na „spokojną głowę”
Uzyskanie pełnej kontroli nad płynnością finansów w firmie pomimo, iż wymaga zazwyczaj wiele pracy, w gruncie rzeczy nie jest bardzo skomplikowane. Można je uprościć automatyzując poszczególne czynności. Pozwala to zyskać pewność oraz kontrolę dzięki odpowiedniemu narzędziu. Dzięki temu możemy zapomnieć o skomplikowanych procedurach i wysokich kosztach dodatkowych, w tym windykacyjnych. Automatyzacje pomagają wyzwolić się z błędnego koła w gonitwie za niezapłaconymi fakturami. Pomocne może okazać się dobre i prawidłowo wdrożone narzędzie do zarządzania procesami handlowymi i finansowymi, gdyż jedno z drugim zawsze idą w parze.
Program CRM dla firmy? Jak żyć bez odpowiednich narzędzi w finansach i sprzedaży?
Co zrobić jeśli płynność finansowa (ang. cashflow) Twojej firmy nie jest na satysfakcjonującym poziomie, a Ty nadal nie wybrałeś/aś oprogramowania, który wesprze procesy związane z jej poprawą?
Przede wszystkim skontaktuj się z potencjalnym dostawcą CRM-u, umów na bezpłatną prezentację i przetestuj rozwiązanie. Zazwyczaj nic to nie kosztuje a możesz od 7 do 30 dni testować wszystko załatwiając zdalnie. Po tym czasie zapisane dane można zazwyczaj wyeksportować do pliku arkusza kalkulacyjnego, jeśli nie zdecydujesz się na współpracę lub rozpocząć regularne korzystanie.
Jak się z nami skontaktować?
Jeśli zainteresował Państwa niniejszy artykuł zapraszamy dodatkowo do zapoznania się z innymi materiałami na naszym blogu oraz bezpośredniego kontaktu.
Zapraszamy do obserwowania naszego profilu Facebook, aby otrzymywać aktualizacje o nowych treściach.
Jeśli interesuje Państwa zarządzanie firmą, optymalizacja procesów, usprawnianie pracy własnej i współpracowników. Jak również taka organizacja czasu pracy, aby problemy „rozwiązywały się same”. Dodatkowo jeśli po wyjściu z biura ważne, aby wszyscy „mieli spokojną głowę” zapraszamy do kontaktu. CRM Vision spełnia oczekiwania wielu firm ze wszystkich branż i sektorów gospodarki. Aby dowiedzieć się więcej lub po prostu „zasięgnąć języka”, możesz do nas zadzwonić +48 58 690 41 50, napisać wprost ze strony lub od razu zapisać się na bezpłatne testy systemu wspierającego codzienną pracę:
Przetestuj CRM Vision w swojej firmie.
Chcę testować bezpłatnie 30 dni bez zobowiązań!
