Jak sprawdzić kontrahenta

Podejmując współpracę z poleconym przedsiębiorcą zazwyczaj nie ma problemu z zamówieniem usługi, zakupem produktów. Dylemat pojawia się w momencie, kiedy kontrahent jest nowy, nie znaliśmy go wcześniej. Pytań jest tym więcej im mniej informacji o danym podmiocie możemy znaleźć w Internecie. Niektóre firmy nie posiadają nie tylko strony internetowej, ale nawet własnej wizytówki na ogólnodostępnych portalach. Im większa kwota transakcji tym bardziej warto szybko zweryfikować kontrahenta. Jest na to kilka sposobów.

 

Weryfikacja na podstawie numeru NIP oraz KRS

Strony rządowe udostępniają szereg narzędzi pomagających w sprawdzeniu aktywności danego przedsiębiorstwa, dwoma wiodącymi są:

 

Sprawdzanie europejskiego kontrahenta biznesowego

Na poziomie europejskim najbardziej efektywnym sposobem weryfikacji podmiotów gospodarczych niewątpliwie będzie rejestr VIES –  VAT Information and Exchange System pozwalający na sprawdzenie czy dany podmiot jest europejskim płatnikiem podatku od towarów i usług. Znajdują się w nim też polskie firmy, ale tylko te które dokonały odpowiedniej rejestracji, więc wpisy będą zawierały jedynie część informacji dostępnych poprzez dwa wspomniane wcześniej rejestry.

 

Biała lista podatników VAT pozwala weryfikować kontrahentów

Od pewnego czasu do dyspozycji jest nowe narzędzie: wykaz podatników VAT znajdujących się na tzw. „Białej liście” Ministerstwa Finansów. Rejestr daje nie tylko możliwość weryfikacji numerów kont bankowych, ale również odpowiedzi na pytania:

  • Czy firma jest czynnym podatnikiem podatku VAT?
  • Jakie są aktualne numery rachunków bankowych przedsiębiorstwa?

oraz pozwala zapisać oficjalne potwierdzenie wykonanego sprawdzenia danych.

Warto zwrócić uwagę, iż od 1 stycznia 2020 roku wszystkie przelewy na kwotę wyższą niż 15 000 zł muszą być dokonywane wyłącznie na rachunki z białej listy – więcej.

 

Czy kontrahent nie jest dłużnikiem?

Dobrą praktyką jest również skorzystanie z oferty jednego z BIG’ów – czyli biura informacji gospodarczej. Choć nie są to darmowe rozwiązania, na rynku jest wiele konkurencyjnych ofert. Aby sytuacja z nowym kontrahentem nie stała się problematyczna, najlepiej sprawdzić go przed wysłaniem partii towaru, udzieleniem od razu kredytu kupieckiego czy zwyczajnie sprzedaży lub świadczenia usługi.

 

Jak szybko sprawdzić kontrahenta przy pomocy CRM?

Najefektywniejszym sposobem pracy jest stosowanie funkcji wbudowanych bezpośrednio w posiadany system. CRM Vision pozwala na szybkie sprawdzenie podczas wprowadzania danych lub zlecania przelewu.

Jeśli posiadamy już numer konta bankowego wystarczy użycie opcji „Weryfikuj z białą listą MF” – na przykład w karcie kontrahenta, bez konieczności przechodzenia na stronę ministerstwa:Weryfikacja "białej listy" z poziomu systemu CRM w firmie.

Sprawa jest jeszcze prostsza jeśli korzystamy z funkcji generowania przelewów do banku, czyli popularnego ELIXIR’u – tutaj CRM Vision automatycznie sprawdza czy numer konta znajduje się na „Białej liście”.

Dodatkowo, dzięki integracji z BIG Info Monitor,  od razu wiemy, czy dana firma posiada certyfikat „Firma Wiarygodna Finansowo” – logo certyfikatu widnieje na liście kontrahentów i na ekranie szczegółów.

Podsumowując, przy opłacaniu pierwszej faktury nowemu kontrahentowi, często mogą pojawić się wątpliwości odnośnie jego wiarygodności. Warto skorzystać z dostępnych możliwości szybkiego sprawdzenia obecności firmy na białej liście kontrahentów.

 

Zainteresował Cię ten artykuł? Chcesz porozmawiać? Przetestować opisywaną funkcję?

Chcę testować bezpłatnie 30 dni bez zobowiązań!