System firmowy pozwalający połączyć informacje o przychodzących przelewach z fakturami ułatwia i przyśpiesza nadzór nad rozliczeniami z klientami i dostawcami.

Wśród klientów indywidualnych szeroko rozpowszechniły się nowoczesne formy płatności t.j. BLIK, przelew na telefon, czy internetowo przez operatorów integrujących płatności. Większość firm pozostaje jednak przy „tradycyjnych” przelewach z uwagi na uwarunkowania prawne i procedury księgowania operacji. Jednak również wysyłanie i otrzymywanie przelewów może zostać zautomatyzowane. Pozwoli to nam na zaoszczędzenie czasu, który będziemy mogli przeznaczyć na działania rozwijające biznes. W najbliższych dwóch artykułach przybliżymy, jak skutecznie przeprowadzić taką automatyzację z wykorzystaniem CRM.

CRM optymalizuje obsługę płatności

W jaki sposób można wykorzystać system CRM do organizacji i optymalizacji procesu obsługi płatności w firmie? Dzięki systemowi CRM możemy zadziałać na trzech najważniejszych płaszczyznach:

  1. hurtowe wysyłanie przelewów kosztowych – tzw. paczki przelewów
  2. pobieranie informacji o płatnościach z banku
  3. kontrola płatności – przypominanie kontrahentom o zaległościach

Ile kosztuje i ile trwa przesłanie przelewu?

Kiedy mowa o wysyłaniu przelewu pomiędzy kontami, nawet różnych firm, ale w tym samym banku, czas przekazywania środków wynosi zaledwie kilka minut. Można powiedzieć, że przelew dociera natychmiast. Koszt w takim przypadku to zazwyczaj 0 złotych.

W sytuacji wysyłania przelewów do innego banku zwyczajowo uznaje się, iż dotrze on kolejnego dnia roboczego, zazwyczaj w godzinach porannych. Koszt przelewu zależny jest od banku w którym posiadamy konto i waha się w granicach od zera do kilku złotych.

Przesyłanie przelewów między bankami odbywa się na zasadzie sesji wychodzących oraz przychodzących. Dla przykładu każdego dnia mamy 3 sesje wychodzącego oraz 3 przychodzące.

Sesje wychodzące:

  • poranna ok. 8-10.30,
  • południowa – 11:30-14:00,
  • popołudniowa 14:30 – 16:00.

Sesja przychodzące:

  • poranna 10-12,
  •  popołudniowa 14-16,
  • późno popołudniowa 17-18.

Przedstawione godziny są uśrednieniem czasu dla wszystkich banków w Polsce i mogą różnić się w poszczególnych przypadkach. Jako ciekawostkę można podać, iż najwcześniejszą sesję w Polsce prowadzi mBank – rozpoczyna się o godzinie 5.55 rano.

Jak automatycznie kontrolować przelewy przychodzące?

Rozwiązaniem wygodnym dla firm wystawiających wiele faktur sprzedażowych jest integracja z dowolnym bankiem. Zastosowanie technologii łączącej konto bankowe, przelewy przychodzące i moduł FINANSE CRM Vision. Eliminuje to konieczność sprawdzania konta i oznaczania wystawionych faktur jako opłacone. Możliwości jest co najmniej kilka, ale sprowadzają się do dwóch głównych założeń:

  •  Automatyczne pobieranie z banku informacji o płatnościach. W takiej sytuacji zbędna jest ingerencja osobista.
  •  Cykliczne, samodzielnie wgrywanie pliku do systemu.  Rozwiązanie idealne dla mniejszych firm. Szczególnie wygodne w sytuacji kiedy kontrola konta bankowego i faktur odbywa się regularnie i jest jednym z założeń prowadzonych w firmie procesów – np. kontrolingu.

Faktury są automatycznie oznaczane jako zapłacone na podstawie danych z konta bankowego.

 

Identyfikacja Klienta w obu przypadkach może następować po numerze konta nadawcy przelewu lub przy użyciu indywidualnego numerze konta przypisanym do Klienta (tzw. usługa SIMP – masowa identyfikacja płatności).

 

Jeśli niniejszy artykuł okazał się interesujący zapraszamy do kontaktu. Chętnie porozmawiamy telefonicznie – +48586904150. Zapraszamy również do wypełnienia formularza widocznego poniżej. Odpowiemy na wszelkie pytania związane z omawianym tematem.

 

Dzwonię, chcę porozmawiać teraz