Prowadzenie projektów w małych firmach

 

Skąd to całe zamieszanie?

Pojęcia związane z zarządzaniem projektami kształtowały się w XX. wieku, chociaż same projekty człowiek prowadzi od zarania dziejów. Już podczas polowań na mamuty można doszukiwać się elementów odnoszących się do teorii projektów, gdyż wymagały chociażby odpowiedniego zaplanowania rozkładu sił czy sposobu zapędzania zwierzęcia do pułapki:) Budowanie piramid i innych obiektów inżynieryjnych przez starożytnych z pewnością nosiło pewne znamiona znanych nam dzisiaj sposobów zarządzania projektami. Rozmawiając o projektach w odniesieniu do współczesnego rozumienia tematyki powinniśmy skierować się ku powszechnie znanym i stosowanym metodykom. Można tu wymienić między innymi PMBOK, Prince, Agile, CPM. Niezależnie od wybranego podejścia pewne elementy realizacji czy propozycje rozwiązywania pojawiających się problemów są na swój sposób podobne. Jednocześnie wszystkie odnosząc się do tematu wychodzą z jednego, podstawowego założenia – aby osiągnąć cel musimy podjąć określone działania. Należy prowadzić projekt w pewien specyficzny dla każdego podejścia. Różnice pojawiają się także podczas definiowania faktycznych działań.

 

Moja firma nie prowadzi projektów!

Biznes charakteryzuje się dużą zmiennością i dynamiką. Przedsiębiorstwa i zespoły w nich pracujące stale podejmują się realizacji zadań wstępnie ocenianych jako mało prawdopodobne do wykonania, bardzo trudne do zrealizowania lub zwyczajnie skomplikowanych. Podział dużych części na mniejsze, prostsze i szybsze w realizacji części leży u podwalin realizacji i prowadzenia projektów. Możliwość objęcia jakiejś cząstki, rozumianej jako zadanie, przez pojedynczą osobę pozwala pokonywać większe trudności. Takie zadania składają się na całe etapy, a inaczej mówiąc podprojekty. W ten sposób osiągane są kolejne stacje – kamienie milowe – na drodze ku finalnemu celowi. Kamień milowy to pojęcie często stosowane w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Można go określić jako punkt na osi czasu mówiący o tym, iż realizacja kroczy we właściwym kierunku. W najogólniejszym pojęciu tzw. „milestone” potwierdza prawidłowość prowadzenia spraw projektu.

 

Czy prowadzenie projektu musi być trudne?

Prowadząc prace nad ważnym dla firmy zagadnieniem angażowane jest wiele zasobów przedsiębiorstwa jednocześnie. Ludzie, środki finansowe, aktywa trwałe, zapasy, w niektórych sytuacjach także zaufanie klientów. Teoria zarządzania projektami wynika właśnie z takich okoliczności, w których ryzyko niepowodzenia musiało zostać zminimalizowane tak bardzo jak to tylko było możliwe. Toteż niezależnie od wybranej metodyki chodzi o dotarcie do celu w jak najprostszy lub z góry założony sposób. Unikanie problemów, tanie, szybkie lub niekłopotliwe ich rozwiązywanie jest także ważnym aspektem. Usystematyzowane prowadzenie spraw, dzięki projektom to z biznesowego punktu widzenia ważny kontekst. Nie warto bać się podejścia projektowego w prowadzeniu biznesu, bo wielokrotnie sprawdziło się w wielu branżach. Taki sposób osiągania celów to również szybki wzrost lub stabilność prowadzonego biznesu.

 

Planowanie pomaga uniknąć błędów

W projektach IT właściwe przygotowanie przebiegu projektu może odpowiadać aż za 10% finalnego sukcesu. W zależności od branży wartości te mogą się różnić i być mniejsze lub większe. Z tego też powodu warto przyłożyć wagę do tego kroku. Wspólne zebranie, omówienie zakresu proponowanych prac, wyznaczenie odpowiedzialnych, terminów, omówienie zadań wydaje się być truizmem, ale nim nie jest. Już samo planowanie to element wymagający uwagi, do którego warto zaangażować osoby wykazujące się odpowiednimi cechami pożądanymi w tej sytuacji. Warto w tej fazie zadbać o odpowiednie rozplanowanie przebiegu czynności czy też opracowanie budżetu. Na pewno warto rozplanować te wszystkie elementy o których jesteśmy w stanie pomyśleć zanim wystąpią.

 

Działaj, działaj, działaj

Realizacja projektu po uprzednim planowaniu opiera się na postępowaniu zgodnie z wyznaczonymi krokami. Istotnym jest pilnowanie wykonywania zadań w terminie. O ile przesunięcia realizacji zadań w ramach poszczególnych etapów mogą nie mieć wpływu, o tyle zaburzenia dat zakończenia większych części już tak. Warto mieć to na uwadze. Faza realizacji weryfikuje podjęte na etapie planowania założenia nie tylko w odniesieniu co do czasu, ale także finansów czy innych zasobów. Jeśli planowanie zostało przeprowadzone właściwie faza powinna przebiec bez większych zakłóceń.

 

Warto uczyć się na błędach, najlepiej cudzych

Zakończenie projektu to faza pozwalająca na omówienie dobrych i złych decyzji. Zastanawiamy się w niej czy osiągnięte efekty są satysfakcjonujące oraz weryfikujemy zyski. Wyciągając wnioski do przyszłych realizacji warto ułożyć je w zwięzłych raportach. Jeśli z realizacji projektu chcemy uczynić proces firmowy można także utworzyć szablon, który wykorzystamy w przyszłości, ale to jest już funkcją, która możemy wykorzystać bezpośrednio w CRM Vision w module Projekty.

Jeśli zainteresował Cię ten artykuł zapraszamy do testowania, 30 dni darmowego dostępu na pewno pozwoli sprawdzić czy praca z projektami jest dla Ciebie i Twojej firmy oraz zespołu w którym pracujecie.