Coraz częściej i z większą dbałością zwracamy uwagę na środowisko. Od dawna w mailach, szczególnie większych firm, możemy zaobserwować formułki odnoszące się bezpośrednio do kwestii związanych z troską o środowisko naturalne. Odbierając firmową pocztę choć raz spotkaliśmy się ze zwrotem „nie drukuj tej wiadomości e-mail, aby oszczędzać lasy”. Wykorzystanie elektronicznych kanałów komunikacji oraz wymiany danych w znaczący sposób przyczynia się do ochrony nie tylko lasów. Pomaga też zmniejszyć emisję gazów cieplarnianych, np. przez samochody dostarczające papierową dokumentację tradycyjną pocztą.

 

Narzędzia i systemy IT wspierające takie procesy dostępne także dla małych firm. Pozwalają na eliminowanie, papierowego obiegu dokumentów co jednocześnie obniża koszty działalności. Przykładami to archiwizacja oraz przybory biurowe. Z okazji Dnia ziemi przedstawiamy możliwości wykorzystania e-dokumentów w systemach elektronicznych. Mogą to być rozwiązania typu DMS (zarządzanie obiegiem dokumentacji), jak również systemy CRM upraszające i pomagające generować dokumenty oraz wysyłać je adresatom.

 

Sposoby na zastąpienie papieru elektronicznymi wersjami dokumentacji wcale nie muszą być trudne. Częściowo mogą wynikać z wygody, częściowo z oszczędności w kwestii finansów, a częściowo ze zmiany nawyków. Należy pamiętać, iż każda zmiana w firmie wiąże się z koniecznością poświęcenia czasu na jej wprowadzenie. Najskuteczniejszym sposobom może okazać się połączenie przyjemnego z pożytecznym. Aby to uczynić warto zacząć od tych elementów, które zwiększą wygodę i komfort pracy.

1. Faktury, oferty, składanie zamówień u dostawców w wersji elektronicznej.
2. Kody QR na fakturach pozwalające skanować i szybciej wysyłać e-przelewy.
3. Notatki elektroniczne zamiast tradycyjnych – z możliwością dyktowania do telefonu, przy czym opis zostanie zapisany tekstowo – oszczędność środowiska i czasu na zapisywanie.
4. Przechowywanie całej dokumentacji w wersji elektronicznej w repozytorium/archiwum plików zamiast stosowania tradycyjnych segregatorów.

 

Artykuł okazał się interesujący? Chcesz porozmawiać, dowiedzieć się więcej? Zapraszamy do kontaktu, zarówno telefonicznie – +48586904150 jak i do wypełnienia formularza widocznego poniżej. Chętnie udzielimy odpowiedzi na wszelkie pytania związane z tematem systematyzowania i upraszczania pracy w firmie.

 

Chcę testować bezpłatnie 30 dni bez zobowiązań!