Praca w branży kreatywnej ma swoją bardzo szczególną specyfikę. W wielu firmach procedury i procesy pełnią wiodącą rolę. W agencjach reklamowych oraz eventowych kluczowym elementem jest inwencja twórcza, umiejętność podejmowania śmiałych decyzji. Realizowanie wizji nierzadko istniejących wyłącznie w umysłach klientów bez możliwości ich transferu na papierowy dokument to chleb powszedni branży. Dlaczego warto zaimplementować CRM dla agencji reklamowych i eventowych? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć w niniejszej publikacji.
Jednak nawet pracując w tak nieuporządkowanym, aby nie powiedzieć chaotycznym środowisku warto posiadać ramy. Wiodą nas do upragnionego celu, czyli satysfakcji klienta. Zadowolenie naszych klientów jest kluczem do poleceń, jak również powodzenia firmy na rynku. Czym są ramy działania w rozumieniu firmowym? Jakie powinny być ramy działania firmy na rynku? Z klientami? Z pracownikami? Kontrahentami?
Czy CRM dla agencji marketingowej w ogóle jest potrzebny?
Na tak postawione pytanie ciężko odpowiedzieć przecząco. Niezależnie od branży każda firma powinny posiadać wśród wykorzystywanych zasobów program klasy CRM (ang. Customer Relationship Management – Zarządzanie relacjami z klientami). Narzędzie takie pomaga przecież w „ogarnięciu” nie tylko elementów związanych ze sprzedażą, ale również fakturami, codziennymi sprawami czy zamówieniami. W końcu jaka agencja marketingowa nie doceni faktu, że CRM pomoże w zarządzaniu sprzedażą, przypomni o zadaniach czy pozwoli na zrobienie raportu lejka sprzedaży?
Jednocześnie w każdej agencji, czy to reklamowej czy eventowej nieodzownym narzędziem w codziennej pracy okaże się system CRM z modułem projektów. Dlaczego? Projekty to rodzaj modułu pozwalającego na ułożenie nawet bardzo chaotycznej pracy w logiczny ciąg przyczynowo skutkowy. Co to oznacza w praktyce? Posłużmy się przykładem.
Przykładowy projekt w branży reklamowej / eventowej
Jan Kowalski – właściciel agencji reklamowo – eventowej ma za zadanie zorganizować dla jednego z klientów imprezę integracyjną. To na pozór proste zadanie jest tak naprawdę stosem pomniejszych czynności do wykonania, takich jak:
- znalezienie miejsca (hotel? ośrodek wypoczynkowy z domkami?)
- przygotowanie wyżywienia (główna kolacja, śniadanie)
- zaplanowanie atrakcji (fajerwerki? pokaz laserów? występy artystów? zajęcia sportowe? warsztaty?)
Dlaczego jest to dodatkowo skomplikowane? W wydarzeniu weźmie udział prawie dwustu pracowników firmy. Oznacza to że nie każdy hotel i ośrodek jest w stanie pomieścić taką liczbę osób, więc trzeba znaleźć czas zarówno na jego znalezienie jak i późniejsze negocjacje i prowadzenie ustaleń.
W tym momencie do kontaktu jest co najmniej 8 osób do których należy zadzwonić, nie wliczając klienta. Liczba zadań to przeszło 20, a praca się jeszcze nie rozpoczęła. Jak to wszystko zrobić nie gubiąc się w gąszczu notatek i informacji. Z pomocą przychodzi moduł projektów pozwalający na:
- opisanie pracy jako ciągu zadań do wykonania z możliwością notowania, dat, priorytetów itd.,
- zaplanowanie dat rozpoczęcia, zakończenia, i kamieni milowych prowadzących do określonego celu,
- zaplanowanie z kim i kiedy należy się kontaktować,
- utworzenie listy kontrahentów, podwykonawców, klientów i innych powiązanych podmiotów,
- dodawanie notatek,
- zapisanie niezbędnych dokumentów w formie plików, skanów itp.,
- monitorowanie listy zadań „wykonanych” i „do zrobienia”,
- dbałość o kwestie finansowe, takie jak budżet, który zazwyczaj w takich sytuacjach nie jest „z gumy” i należy ściśle przestrzegać określonych progów na wydatki.
To tylko część elementów i do tego w przykładowej formie. W powyższym opisie nie ma mowy o druku materiałów, przygotowaniu nagród dla pracowników, np. za udział w konkursach. Te i wiele innych elementów mogą być powtarzalne u kolejnych klientów, a jednocześnie mogą się zmieniać w zależności od „projektu”. W rezultacie mamy dostępną pewną skończoną listę opcji. Lista ta jest powtarzalna, w istocie pozwalając na ułożenie sobie pracy jeszcze przed jej rozpoczęciem.
Jak ważny jest system CRM w branży reklamy?
Odpowiedź najlepiej znają ci …. którzy z niego nie korzystają.
Pozawalane terminy, niedotrzymane obietnice, brak informacji zwrotnej od współpracowników czy podwykonawców… Brzmi znajomo?
W branży marketingowej bardzo ważne jest przestrzeganie terminów oraz nadzorowanie wykonania projektów. Diagram Gantta (diagram słupkowy obrazujący rozkład realizacji projektu w czasie) w CRM Vision pomoże szybko zorientować się ile w danym czasie planowanych projektów należy zrealizować:
Podsumowując system CRM Vision jako kompletne narzędzie pomoże skutecznie zarządzać workflow (ang. przepływ pracy, sposób jej organizacji) całego zespołu. Podniesie komunikację między pracownikami na nowy, lepszy poziom. Przede wszystkim ułatwi monitorowanie efektywności współpracowników – również tych pracujących zdalnie, czyli w niegdyś bardzo modnym, a aktualnie ze względu na pandemię niezbędnym trybie „home office”.
CRM Vision jest zawsze pod ręką, również dla osób, które pracują w terenie. Wersję mobilną oraz klasyczną można uruchomić na każdym urządzeniu. Sprawdzi się zarówno na telefonach i tabletach z Android,T jak i marki Apple. To dokładnie dzięki temu, że jest niezależny od systemu operacyjnego. Dzięki temu wykonując jakieś zlecenie np. u klienta, jesteś w stanie zajrzeć do dokumentacji projektowej, czy dodać zdjęcia wykonane u kontrahenta.
Jak przetestować CRM Vision?
Chcesz sprawdzić jak CRM Vision wpłynie na usprawnienie pracy w Twojej agencji?
Oferujemy 30 dniowe bezpłatne testy dla Ciebie i twojej firmy oraz wsparcie naszych konsultantów.
Testuj bezpłatnie przez miesiąc
Skontaktuj się z nami i skorzystaj z bezpłatnych testów systemu. Bez zobowiązań.
Jeszcze się wahasz? Sprawdź nasze opinie
