Praca zdalna przestała być opcją, a stała się nowym standardem w wielu firmach. Potrzebujemy nie tylko telefonu i komputera z dostępem do internetu, ale całego zestawu narzędzi. Wspólnie wypracowanych zasad, a czasem nawet procedur sformalizowanych na poziomie całej firmy i przyjętych przez wszystkich. Jak przygotować siebie i firmę na pracę z każdego miejsca i o każdym czasie? Jak zorganizować czas, aby była co najmniej tak samo efektywnie spędzony jak w biurze? Poniżej kilka wskazówek pomagających w organizacji pracy własnej i zespołu współpracowników.
- Zadbaj o wygodne miejsce pracy – fotel, wysokie biurko/stół, miejsce na komputer. Oczywiście jeśli wolimy, możemy pracować na kanapie lub ulubionym fotelu, niemniej jednak ergonomia powinna być priorytetem. Ergonomiczne ułożenie ciała zapobiega zmęczeniu, rozproszeniu uwagi, a także pozwoli szybciej wykonać niezbędne obowiązki.
- Ubiór – nawet jeśli nie widujemy się z klientami przy użyciu komunikatora (Skype/Zoom/Google Hangouts) warto zrezygnować z piżamy. Wygodny dres nie będzie bardzo przeszkadzał, ale przygotowanie tak jak wyglądamy przy wychodzeniu na zewnątrz pomaga i zwiększa efektywność. Działa w równy sposób jak odpowiednio przygotowane biurko.
- Dbaj o regularne posiłki oraz przerwy – zazwyczaj dzień pracy zaczynamy kawą/herbatą oraz śniadaniem bez którego ciężko efektywnie pracować. Warto także robić regularne przerwy w wyznaczonych godzinach lub co określony czas. Niniejszy element pozwala zachować skupienie na właściwym poziomie.
- Staraj się być na bieżąco informowany co robią Twoi współpracownicy, a także informuj o tym co robisz – kiedy jesteśmy umówieni na ważną rozmowę z klientem, przygotowujemy wpis na blog czy wykonujemy jakąkolwiek inną czynność wymagającą skupienia warto o tym poinformować zespół. Przekazanie informacji przez jaki czas będziemy niedostępni lub kontakt z nami będzie utrudniony ułatwia prace wszystkim.
- Codziennie aktualizuj status spraw firmowych – częściowo wiąże się to z punktem 4, ale w większości odnosi się do obowiązków na rzecz klientów, które wykonujemy samodzielnie i w zespołach. W celu realizacji tego punktu można ustalić, aby codziennie zaraz po rozpoczęciu pracy połączyć się na komunikatorze. Wystarczy także wspólne telefonicznie połączenie konferencyjne podczas którego w 10 do 15 minut omówimy co jest do wykonania. Przedstawimy jakie zmiany zaszły od poprzedniego dnia, na co poszczególne osoby powinny zwrócić uwagę. Pomoże to zorganizować się wszystkim i pamiętać o elementach, które mogłyby umknąć podczas pracy w odosobnieniu od innych.
- Deleguj zadania w formie tekstowej – przekazanie przez telefon jest wygodne i szybkie, niestety w sytuacji, gdy pracy do wykonania jest dużo, a dodatkowo nie widzimy się, przekazywany jest jeszcze mniejszy ładunek informacyjny niż w przypadku tradycyjnego kontaktu, dlatego też warto wykorzystać takie narzędzia jak Działania w CRM Vision pozwalające na zaplanowanie konkretnej daty/celu zadania oraz wpisanie krótkiej notki opisującej założenia czy oczekiwany efekt. Osoba wykonująca będzie mogła spokojnie przeczytać, odnieść się, a także odpowiedzieć w formie dyskusji. Takie podejście pozwala na rozwianie wszelkich wątpliwości oraz szybkie oraz asynchroniczne załatwienie sprawy.
- Zadbaj o właściwe zaplecze techniczne – komputer z dostępem do internetu, poczta elektroniczna czy telefon komórkowy to powszedniość. Niemniej ważnym elementem jest dostęp do szyfrowanych połączeń, a w tym celu warto stworzyć firmowy VPN (ang. Virtual Private Network) lub korzystać z systemu pozwalającego na przechowywanie informacji i przesyłanie ich między urządzeniami w odpowiedni sposób.
- Co zrobić, aby każdy pracownik widział te same informacje w skrzynce pocztowej? Rekomendujemy korzystanie z protokołu IMAP działającego na zasadzie synchronizacji skrzynek. Jeśli kilka osób w firmie obsługuje jeden adres (np. Kontakt@PrzykładowaNazwaFirmy.pl) wszyscy zobaczą na które wiadomości już odpisano, a które czekają jeszcze w kolejce. Podobny efekt osiągniemy przy wykorzystaniu oprogramowania pozwalającego tworzyć karty klientów z historią spraw dla nich zrealizowanych, w CRM Vision odbywa się to na zasadzie importu istotnych e-maili z poczty (MS Outlook, Mozilla Thunderbird) do programu poprzez dodawanie ich do katalogu klienta.
Opisane zasady to jedynie fragment z całej palety możliwości jakie daje oprogramowanie w chmurze, praca zdalna oraz dobra organizacja. Warto dbać o higienę pracy z domu, gdyż pozwoli to nam zachować spokój i koncentrację przez długi czas. Jednocześnie pozwoli na odpowiednią relację zarówno z pracodawcą, współpracownikami jak również domownikami.
CRM Vision to firmowa baza wiedzy, dostępna online z każdego miejsca o każdej porze. Pozwala pracować wszystkim w firmie w prosty i sprawny sposób. Wspólna obsługa klientów oraz realizacja projektów w programie z możliwością fakturowania, przechowywania dokumentów oraz wysyłania ofert i delegowania zadań stają się nie tylko prostym do wykonania obowiązkiem, ale również elementem pozwalającym łatwiej przekonać klienta o wysokiej jakości oferowanego produktu i/lub usługi.
